Проверять налоговый статус сотрудников вы должны при каждой выплате дохода, чтобы удерживать НДФЛ по верной ставке. Ну а до конца декабря это нужно сделать обязательно. Об этом напоминает Минфин в письме от 27.07.2022 № 03-04-05/72454.
Если сотрудник был нерезидентом, а к концу года стал резидентом РФ, налог нужно пересчитать со ставки 30% на ставку 13% (15% — если доходы превысили 5 млн руб.).
За возвратом излишне удержанных сумм отправляйте работника в налоговую с декларацией и документами, подтверждающими его налоговый статус. Вы как налоговый агент такой возврат не производите (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Но не забудьте показать излишнее удержание в справке о доходах, которая теперь является частью годового 6-НДФЛ. Способ сообщения работнику о переплате по НДФЛ закон не регламентирует, можно использовать свободную письменную форму.
В обратной ситуации, когда резидент стал нерезидентом, пересчитайте НДФЛ по ставке 30% и без учета вычетов (у нерезидентов права на вычеты нет). Удержать весь налог до конца года вы уже вряд ли успеете (действует ограничение на удержание — не более 20% зарплаты), поэтому должны сообщить об этом в ИФНС и работнику — тоже справкой о доходах. Налоговая выставит ему этот налог к уплате уведомлением за 2022 год.
Если сотрудник был нерезидентом, а к концу года стал резидентом РФ, налог нужно пересчитать со ставки 30% на ставку 13% (15% — если доходы превысили 5 млн руб.).
За возвратом излишне удержанных сумм отправляйте работника в налоговую с декларацией и документами, подтверждающими его налоговый статус. Вы как налоговый агент такой возврат не производите (п. 1.1 ст. 231 НК РФ). Но не забудьте показать излишнее удержание в справке о доходах, которая теперь является частью годового 6-НДФЛ. Способ сообщения работнику о переплате по НДФЛ закон не регламентирует, можно использовать свободную письменную форму.
В обратной ситуации, когда резидент стал нерезидентом, пересчитайте НДФЛ по ставке 30% и без учета вычетов (у нерезидентов права на вычеты нет). Удержать весь налог до конца года вы уже вряд ли успеете (действует ограничение на удержание — не более 20% зарплаты), поэтому должны сообщить об этом в ИФНС и работнику — тоже справкой о доходах. Налоговая выставит ему этот налог к уплате уведомлением за 2022 год.
